8 Softwares que todo Director de Operaciones debe conocer

Dentro de las actividades empresariales, la logística ha sido y es pionera en la implantación de sistemas informáticos y tecnológicos, con tal protagonismo, que ha cambiado todos los roles del personal relacionado con el departamento. Encontramos múltiples ejemplos:  los sistemas de identificación, el desarrollo y estandarización de las wifi con su utilización en los terminales móviles, la incorporación de la voz, la tecnología RFID, la geolocalización, las gafas de realidad aumentada, los drones, etc.

Lo mismo ha ocurrido con las tecnologías de la información y de la comunicación (TIC), en las que la aparición de nuevas herramientas y funcionalidades han requerido nuevos conocimientos para mejorar las capacidades del departamento.  Un director de operaciones debe comprender de qué manera el diseño, la implementación y la mejora continua de las operaciones pueden repercutir positivamente sobre la satisfacción de los clientes.

Detrás de cada modelo operativo de gestión y organización de la Cadena de Suministro en nuestras empresas hay uno o varios componentes TIC’s que soportan todo el proceso.

Aquí presento una lista de 8 herramientas informáticas que son imprescindibles conocer (y si es posible dominar a nivel de usuario) para todo profesional de logística, organizada en cuatro conceptos de software.

• Operativo
• Estratégico
• Integración
• Análisis

Software operativo

Bajo este concepto agrupamos el software que nos ayuda en nuestro día a día. Agrupamos los siguientes paquetes.

1.      ERP

ERP, del inglés Enterprise Resource Planning, es lo que conocemos como  Software de gestión integrada, y se define como un grupo de módulos conectados a una única base de datos. El ERP es un paquete de software que permite administrar todos los procesos operativos de una empresa, integrando varias funciones de gestión en un único sistema.
Se define según dos principios básicos:

• Aplicaciones informáticas como módulos independientes, pero perfectamente compatibles en una única base de datos común.
• El uso de un motor de flujos de trabajo debe permitir definir todas las tareas de un proceso y gestionar su aplicación en todos los módulos del sistema.

Será nuestra herramienta para comprar, gestionar el stock, la producción, así como la evolución de las ventas

2.        WMS o SGA

El Warehouse Management System o SGA (sistema de gestión de almacenes), es el software que controla las operaciones en el almacén: recepciones, ubicación, picking, inventarios físicos, expediciones, etc. Administra los movimientos internos de material en el almacén (qué, dónde, quién, con qué y cuándo).

Nos ayudará a saber la ocupación del almacén, el tiempo por operación o el número de operaciones realizadas, entre otras muchas cosas. Algunos ERP contienen módulos de SGA bastante avanzados.

3.      TMS

Un sistema de gestión de transporte (TMS, Transportation Management System) es un software que facilitan las interacciones entre el sistema de gestión de pedidos y su sistema de gestión de almacenes (WMS) o centro de distribución. Destinado a las empresas que gestionan su distribución. Permite administrar el flujo de órdenes o pedidos que se distribuyen, llevar su trazabilidad on-line, gestionar una flota de transporte y distribución, optimizar costos y asegurar el nivel de servicio a los clientes. Confecciona las rutas, confirma las entregas, recoge las incidencias, los rechazos y las devoluciones.

Software estratégico

En este apartado queremos relacionar el software que utilizaremos para la planificación de nuestro trabajo a corto y largo plazo.

4.      DRP

Distribution Requirement Planing, es crear las necesidades de aprovisionamiento según previsión de la demanda, planificación del nivel de servicio, optimización de inventarios y modelización de la demanda para cada ítem. Se basa en pronósticos que relacionan  posiciones actuales de inventario con el plan maestro de producción, el reaprovisionamiento,  costes y tiempos de operaciones.

Software Integración

Entendemos como el software que nos permite relacionarnos con el mercado, bien sea un modelo B2B o B2C

5.      EDI

Para el Business to Business (B2B) existen en el mercado una serie de herramientas y plataformas que permiten la transmisión de datos de manera estructurada entre organizaciones por medios electrónicos bajo estándares mundiales, cuyo objetivo es eliminar procesos de administración de intervención manual.

La aplicación de este tipo de software es imprescindible cuando nuestro negocio tiene relación con la distribución comercial y contribuye a la disminución de costes administrativos.

6.      WEB.

Internet ha modificado las necesidades logísticas de las empresas. Una Web puede ser utilizada para muchos objetivos. Uno de ellos, el Business to Customer (B2C), afecta directamente a las operaciones. Si trabajamos en una empresa donde existe una cesta de la compra, ésta deberá integrarse con las operaciones y éstas deberán adaptarse a los compromisos de servicio que anuncia la empresa en la Web. El director de operaciones deberá analizar cómo integrar éste negocio con el tradicional de la empresa, ya que serán canales de venta y servicio diferenciados.

Software de análisis

Las empresas generan cantidad de información en sus distintos departamentos y, generalmente, por software diferente. También se recibe y se incorpora información que proviene del mercado. Toda esta información se puede estructurar y depositar en un Datawarehouse, que permitirá el acceso a la misma. Ahora bien, una vez ya tenemos la información. ¿Cómo se procesa? ¿Qué datos son necesarios? El exceso de información es una desinformación y hace que nadie mire los datos. Sin embargo, tener la información necesaria en un formato fácil, dinámico y comprensible, ayudará a la toma de decisiones

7.      BI

El Business Intelligence (BI) permite mejorar la toma de decisiones mediante el uso de los datos que pueden proceder de diferentes fuentes (extrae directamente los datos del sistema de gestión corporativo y de las múltiples bases de datos de la empresa). El director de operaciones deberá definir cuáles son los KPI’s que interesan y cómo modificar los procesos para alcanzar los objetivos que se definan. Debe establecer un cuadro de mandos que le ayude a ver la “foto” y la “película” de su departamento.

Una solución BI completa permite:

• Observar ¿qué está ocurriendo?
• Comprender ¿por qué ocurre?
• Predecir ¿qué ocurriría?
• Colaborar ¿qué debería hacer el equipo?
• Decidir ¿qué camino seguir?

8.      EXCEL

La hoja de cálculo más usada, utilizada para la elaboración de gráficos, informes, estadísticas y macros que ejecuten cálculos complejos.

Nunca debe utilizarse EXCEL como herramienta operativa, esto es, pasar stocks o pedidos, para ello ya tenemos un ERP. Sin embargo, tiene un gran potencial como herramienta de análisis, simulación y optimización de escenarios. Debe estar conectado a las bases de datos y es un elemento de gran ayuda, creemos que imprescindible su dominio, por parte del director de operaciones, sobre todo, las herramientas de análisis de datos y Solver. Le ayudará a responder preguntas como: ¿Y si baja el dólar?, ¿si cambian las tarifas de distribución?, ¿Es óptima la carga de las líneas de producción si modifico procesos?, etc.